تعتبر مرحلة التحليل من أهم وأصعب مراحل بناء النظام، إذ يعتمد عليها بقية المراحل اللاحقة اعتماداً كبيراً؛ فإن جاء التحليل ناقصاً أو غير دقيق انعكس ذلك بالضرورة على التصميم والبرمجة وحتى على قبول المستخدمين للنظام بعد إنجازه. وتنقسم مرحلة التحليل إلى قسمين رئيسيين متتاليين: التحليل المبدئي، والتحليل التفصيلي.
في القسم الأول -التحليل المبدئي- يتسلّم المحلل طلباً مكتوباً من أحد المستخدمين يبيّن فيه وجود مشكلة في النظام الحالي، فيقوم المحلل بدراسة هذا الطلب للتأكد من وجود المشكلة فعلاً، وإذا كانت المشكلة حقيقية ينتقل إلى القسم الثاني.
وفي القسم الثاني -التحليل التفصيلي- يتم فهم المشكلة بشكل عميق، وجمع متطلبات المستخدمين للنظام الجديد بطرق متعددة (كالمقابلات، والاستبانات، ومراقبة النظام الحالي)، ثم يقترح المحلل عدة حلول ممكنة للمشكلة، ويكتب لكل منها تقرير دراسة جدوى يوثّق فيها ليحصل على موافقة الإدارة على الحل الأنسب.
وتستعرض هذه الوحدة -بعد بيان خطوات ومهام مرحلتي التحليل بالتفصيل- أهم الأدوات التي يستعين بها محلل الأنظمة أثناء عمله في هذه المرحلة، وهي: قاموس البيانات، وجداول وأشجار القرار، وطرق الترميز.
يُعتبر التحليل المبدئي أول خطوات مرحلة التحليل، ويتم فيه استلام طلب التحليل بالنظام؛ فعادة ما يكون أحد المعنيين بالنظام (وعادة يكون أحد المستخدمين) هو من يقوم بتقييم هذا الطلب للتأكد من أنه جاد وأن النظام الحالي يحتوي مشكلة حقيقية تستحق البحث. فإذا كان الأمر كذلك، يعطى المحلل مهمة مقابلات مع مستخدمي النظام الحالي والاطلاع على أرض الواقع، ثم يقوم بكتابة تقرير مبدئي بما جمع من معلومات عن المشكلة يسلّمه لمديره.
حين يلاحظ المستخدم خللاً أو مشكلة معينة في النظام، يقوم بتقديم طلب مكتوب إلى مديره الذي يقوم بدوره بتسليمه إلى الشخص المعني بتحليل المعلومات. ويكون هذا الطلب مكتوباً عادة في مذكرة داخلية خاصة يسميها بعضهم طلب المستخدم (User Request)، ويمكن للمستخدم أن يكتب هذا الطلب بشكل مذكرة داخلية أو أن يستخدم نموذجاً خاصاً لهذا الغرض يسميه آخرون طلب النظام (System Request).
يتسلّم مدير دائرة المعلومات الطلب ويقوم بتقييمه بدراسته قبل أن يقوم بتسليمه إلى أحد المحللين، وعادة ما يقوم المدير بطرح بعض الأسئلة عدة ليتأكد من أن المشكلة الواردة في الطلب مشكلة جديدة وتستحق التنفيذ، ويمكن أن تكون من نمط الأسئلة الآتية:
فإذا كانت الإجابات في مجملها إيجابية، يُسلّم الطلب إلى أحد المحللين ويُطلب منه التأكد من المشكلة والتعامل معها على أرض الواقع، وإلا فيتم إبلاغ المستخدم بأن طلبه لن يُنفَّذ حالياً مع بيان الأسباب.
بعد تسلّم المحلل الطلب، تكون مهمته الأساسية التأكّد من المشكلة الحقيقية والتحقق من أنها فعلاً تشكّل مشكلة كما ورد في طلب المستخدمين، أو اكتشاف مشكلة أخرى وتوضيحها حتى لو تم التأكد من المشكلة الحقيقية. ويلجأ المحلل في هذه المرحلة إلى مقابلات سريعة مع أحد المعنيين، ثم يقوم بمراقبة عمل النظام الحالي على أرض الواقع للتأكد من حقيقة المشكلة ووثاقة علاقتها بمقابلة الأمر.
وإذا لم يجد المحلل ما يؤيد وجود مشكلة حقيقية، يقوم بتنبيه المدير الذي أرسل إليه سؤاله ويوضح له أن المشكلة التي أشار إليها الطلب غير موجودة، وبذلك يعتبر الطلب مغلقاً.
أما تكلفة التحليل التفصيلي، فيقوم المحلل بتقدير الوقت والتكلفة اللازمين حتى يتعرّف على طريقة حل المشكلة على وجه العمق، إذ إن التحليل التفصيلي مرحلة مهمة ومكلفة نسبياً لا يجوز الدخول فيها إلا بعد التأكد بدرجة كافية من وجود المشكلة.
يقوم المحلل في نهاية مرحلة التحليل المبدئي بكتابة تقرير حول نتيجة مقابلاته مشاهداته للنظام، ثم يسلّمه لمديره الذي يقوم بمراجعته واستخلاص التوصيات معه، ويسمى هذا التقرير بـ التقرير المبدئي (Preliminary Report). ويحتوي هذا التقرير على الأقسام التالية:
يبدأ التحليل التفصيلي بعد التأكد من أن المشكلة الواردة في طلب المستخدم مشكلة حقيقية، ويكون الهدف الأول من هذه المرحلة هو دراسة النظام الحالي بعمق، وفهم أخطائه ونقاط ضعفه، واقتراح حلول جديدة لها من خلال جمع متطلبات المستخدمين الجدد للنظام. ويرتكز جمع المتطلبات على تحديد النقاط الآتية:
وتعتبر هذه من أصعب الخطوات وأكثرها تعقيداً؛ إذ إنه يتعامل مع مستخدمين ذوي خبرة عن الحاسوب بالجديد، وعليه أن يحاول بأعلى قدر ممكن أن يجمع متطلباتهم بدقة، ثم يتّبع من خلالها أفضل الطرق للوصول إلى متطلباتهم الحقيقية. ولذلك يستخدم المحلل عدة أدوات لجمع هذه المتطلبات، أبرزها: المقابلات، والاستبانات، والمشاهدة والملاحظة.
تُعدّ المقابلات من أفضل طرق جمع المعلومات، ولكنها بحاجة إلى ترتيب مسبق، وتخطيط شامل قبل البدء بإجراء المقابلة بشكل جيد، والاستفادة منها بجمع معلومات وافية وصحيحة وعدم تضييع وقت المستخدم بشكل غير ضروري.
وحتى يتسنى للمحلل اختيار الشخص المناسب لإجراء المقابلة معه، يفضّل إلقاء نظرة فاحصة على الهيكل التنظيمي المؤسسة والوصف الوظيفي لبعض التعليمات ذات العلاقة بالمؤسسة، كما ينصح بمقابلة أشخاص من مستويات مؤسسة مماثلة، وبزيارة مؤسسات مشابهة إن كان ذلك ممكناً.
ويوصى باتّباع بروتوكول عند إجراء مقابلة، كالاتصال بالشخص المراد مقابلته مسبقاً والاتفاق على موعد يناسب الطرفين، والحصول على أفضل النتائج، يمكن ارسال الأسئلة له مسبقاً وذلك يتيح له تحضير نفسه لها، وتجهيز الإجابات وتصحيحها وتحضيرها.
وعند إجراء المقابلة، يُفضّل اتّباع المراحل الثلاث التالية:
الهدف الأساسي للمحلل هو الحصول على معلومات صادقة ودقيقة من المقابل، ولن يتحقق ذلك إذا لم يشعر المستخدم بالراحة تجاه المقابلة والمحلل، لذلك ينصح بأن يعمل جو من الألفة والتوتر أو تحرّج خلال دقائق التعرف الأولى مع الشخص الذي تجري مقابلته، ثم الانتقال تدريجياً للحديث في الموضوع الرئيسي.
عندما تشعر بأن الوضع أصبح مهيأً ومناسباً، ابدأ بعرض سبب المقابلة ودور المستخدم بالإسهام في تحسين النظام وحل المشاكل التي فيه، ثم ابدأ بطرح الأسئلة ولكن يجب اتّباع الأسئلة التي تم تحضيرها مسبقاً مع وجود مرونة حسب رد المستخدم.
عندما تتم الإجابة عن جميع الأسئلة، قم بإنهاء المقابلة، واسأل المستخدم إن كان لديه أي استفسار أو اقتراحات، ثم أشكره واستأذنه بأنك قد تتصل به مرة ثانية إن لزم الأمر.
ومن أهم الإرشادات التي يُنصح باتّباعها أثناء طرح الأسئلة: أن تكون مستمعاً جيداً، وألّا تسأل السؤال وتجيب عليه بنفسك، وأن تعطي المستخدم الفرصة لإعطاء أجوبة كاملة، وأن تهتم جيداً بكل ما يُقال ولا تقاطع المستخدم بدون ضرورة، وألّا تحرجه عن طريق إعطائه معلومة معينة ولا تجربة على إعطائه الإجابة، وأن تقلّ من استخدام المصطلحات والعبارات المهنية الدقيقة، وأن تكتب الإجابات ولا تعتمد على ذاكرتك، بل يمكنك استخدام أدوات مساعدة كجهاز تسجيل أو غيره ولكن بعد أخذ إذن المستخدم.
يتم اللجوء إلى استخدام الاستبانات لجمع المعلومات في الحالات التي يكون فيها عدد الأشخاص المراد جمع المعلومات منهم كبيراً جداً، حيث يصعب على المحلل إجراء مقابلات كاملة ومناقشة مطولة معهم جميعاً، وتوفير مصدر وقت وسهولة كبير مقارنة بالمقابلات.
إن بناء الاستبانات يتطلب تخطيطاً كبيراً جداً، ولذلك يفضّل تحضيرها بشكل مبكر وتحضيرها جيداً حتى الحصول على أكبر عدد من الإجابات وتوفير الوقت بكل سهولة ويسر، ويمكن استخلاص المشاركين الآتي:
وأشهر أنواع الأسئلة المستخدمة في الاستبانات:
| نوع السؤال | الوصف |
|---|---|
| أسئلة الاختيار من متعدد (Multiple Choice) | يُستخدم هذا النوع عندما يكون للسؤال عدة إجابات محددة مسبقاً، ويحدد المستخدم إجابة واحدة أو أكثر منها. |
| أسئلة التقدير (Rating) | تُستخدم هذا النوع من الأسئلة للحالات التي يكون فيها للمستخدم رأي يريد التعبير عنه، ولكن الإجابة كبيرة ومحددة وغير حرة، ومثل ذلك سؤاله عن رأيه في خدمة معينة وفق مقياس رقمي. |
| أسئلة الرتبة (Ranking) | وتُستخدم للحالات التي يهمّنا فيها معرفة رتبة الإجابة التي يعطيها المستخدم، مثل ترتيب مجموعة من الخيارات حسب أهميتها من وجهة نظره. |
| الأسئلة المفتوحة (Open Ended) | وهي الأسئلة التي لا يوجد لها خيارات محددة مسبقاً، ويُستخدم هذا النوع للحالات التي يحتاج فيها المستخدم لإبداء رأي حر تماماً. |
بعد الحصول على المعلومات اللازمة عن طريق المقابلات والاستبانات وذلك التأكد من صحة المعلومات التي تم جمعها، يُنصح بمراقبة النظام الحالي مباشرة والمعاملات والإجراءات التي يجري بها تنفيذ العمل خطوة بخطوة، ويمكن تمييز هذا الإجراء إلى نوعين:
ويُعدّ من الأفضل إبقاء الشخص المُراقَب غير منتبه لعملية المراقبة قدر الإمكان حتى لا يغيّر من طريقة تعامله في العمل، ويمكن الاستعانة بكاميرات المراقبة في هذه الحالة، وكما يُنصح بزيارة مؤسسات مشابهة للاستفادة من طريقة عملها أو أفكار جديدة.
بعد أن يتمكّن المحلل من فهم النظام الحالي بعمق ويحصل على معلومات وافية عنه من خلال المقابلات والاستبانات والمشاهدة، يقترح عادة عدة حلول ممكنة للمشاكل الموجودة في النظام الحالي، ويكون جاهزاً لتوثيق كل نقاط دراسته في تقرير يسمى تقرير دراسة الجدوى، ويحتوي هذا التقرير على الأجزاء التالية:
ومن الشائع أن يوازن المحلل بين كل حل مقترح والتكاليف والوقت اللازمين لتنفيذه، مقابل الفوائد التي يمكن أن يحققها هذا الحل على المدى القصير والطويل، ليصل في النهاية إلى توصية مدعّمة بالأرقام يعرضها على الإدارة للحصول على موافقتها قبل الانتقال إلى مرحلة التصميم.
| عنصر المقارنة | ما ينبغي توضيحه لكل حل مقترح |
|---|---|
| التكاليف (Costs) | تكاليف التصميم والبرمجة والتدريب والأجهزة، وتكاليف التشغيل السنوية المتوقعة. |
| الفوائد (Benefits) | التوفير المتوقع في الوقت والجهد والتكاليف الحالية، وأي فوائد غير مباشرة كرضا العملاء. |
| الأثر (Impact) | مدى تأثير الحل على طريقة العمل الحالية وعلى المستخدمين والموظفين الحاليين. |
| مدة التنفيذ | الوقت المتوقع لإنجاز الحل بالكامل حتى يصبح جاهزاً للاستخدام الفعلي. |
يستخدم محلل الأنظمة عدداً من الأدوات في جوانب مختلفة من عملية التحليل، ومن أشهرها وأكثرها استخداماً: قاموس البيانات، وجداول القرار، وأشجار القرار، والترميز.
يُستخدم قاموس البيانات لوصف أدوات النظام الداخلة إليه بدقة من خلال: الاسم، والتصنيف، والشكل، والاستخدام، ويعتبر خطوة فعّالة لبناء قاعدة فعّالة من التفاهم المشترك بين المحللين والمستخدمين، كما يساعد على توثيق صحة عمليات النظام.
| الاسم | الشكل | الموقع | الاستخدام |
|---|---|---|---|
| رقم العميل | 9(5) | ملف العملاء، ملف المطلوبات | رقم يعطى لعملاء الشركة بشكل تسلسلي بحيث لا يتكرر لأكثر من عميل. |
| اسم العميل | X(30) | ملف العملاء، شاشة المطلوبات، تقرير العملاء المدينين | اسم عميل الشركة كاملاً من عدة كلمات. |
مثال مبسّط على شكل من أشكال قاموس البيانات.
تُعتبر جداول القرار أداة تساعد محلل الأنظمة على دراسة أبعاد المشكلة والتعرف والوصول إلى الحلول المثلى، كما تساعد أداة تحليل الأنظمة على فهم النظام القائم، ووضوح المنطق القائم وراء صناعة كل قرار من خلال استخدام جدول القرار بكل قرار.
يُقسّم جدول القرار العام إلى أربعة أقسام موضّحة كما يلي: الشروط (Conditions)، وإجابات الشروط (Conditions Entries)، والأفعال (Actions)، وإجابات اتخاذ القرار (Action Entries).
مثال: مؤسسة تمنح العلاوة الاجتماعية لموظفيها وفقاً للسياسة التالية: إذا كان الموظف مواطناً ذكراً ومتزوجاً يُمنح علاوة اجتماعية مقدارها 200 دينار، وإن كان أعزباً يُمنح 100 دينار، أما إذا كان الموظف أنثى فلا تُمنح علاوة اجتماعية بغض النظر عن الجنسية.
| الشروط/الحالات | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| الجنس ذكر | نعم | نعم | نعم | نعم | لا | لا | لا | لا |
| الموظف مواطن | نعم | نعم | لا | لا | نعم | نعم | لا | لا |
| الموظف متزوج | نعم | لا | نعم | لا | نعم | لا | نعم | لا |
| يمنح 200 دينار | ✓ | - | - | - | - | - | - | - |
| يمنح 100 دينار | - | ✓ | - | - | - | - | - | - |
| لا يمنح علاوة | - | - | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
ويلاحَظ من الجدول أن الحالات (3، 4، 5، 6، 7، 8) يمكن اختصارها جميعاً إلى شرط واحد، وهو أنه عندما يكون الموظف أنثى، أو غير مواطن، فلا تُمنح علاوة على الإطلاق بغض النظر عن الجنس أو الحالة الاجتماعية.
خطوات تصميم جدول القرار:
أشجار القرار (Decision Trees) تمثل بديلاً تخطيطياً لعملية اتخاذ القرار عوضاً عن جدول القرار، حيث تمتاز بالبساطة والوضوح مقارنة بجدول القرار، خصوصاً عندما يكون عدد الشروط قليلاً. ويوضح الشكل التالي شجرة القرار للحالة الواردة في المثال السابق:
الفرق بين جداول القرار وأشجار القرار ليس بالضرورة اختيار إحداهما فقط، بل يمكن للمحلل استخدامهما معاً أثناء التحليل، فتُستخدم أشجار القرار عادة لعرض منطق القرار على المستخدمين بشكل مبسّط ومرئي، بينما يُستخدم جدول القرار حين يكون عدد الشروط كبيراً ويحتاج توثيقاً دقيقاً وشاملاً لكل الاحتمالات.
يُقصد بالترميز تمثيل البيانات الكبيرة برموز صغيرة بحيث يسهل ويسرّع التعامل مع هذه البيانات ذات الحجم الكبير، وللترميز فوائد كثيرة أهمها: أنه يوفر مساحة تخزين أقل، ويسرّع من عمليات إدخال البيانات، ويقلل من احتمال الوقوع في الخطأ عند الإدخال، ويوفر مساحة وسط التخزين المستخدم، ويزيد من سرعة استجابة النظام، ويحافظ على سلامة البيانات وسريتها.
ومن أشهر أنواع الترميز المستخدمة:
مثال على الترميز الوطني بالرقم الوطني الذي يستخدم الترميز بالكتلة إضافة إلى الرمز المعنوي: يتكون الرقم الوطني عادة من عدة أجزاء متتابعة تمثل كل منها معلومة معينة، مثل: سنة الميلاد، ثم رمز يدل على الجنس، ثم رمز المدينة، ثم رقم تسلسلي للمواطن، وقد يُضاف إليه في النهاية رقم تحقق (Check Digit) للتأكد من صحة إدخال الرقم بأكمله.
اضغط على كل بطاقة لعرض تعريف المصطلح.
10 مصطلحات أساسية لهذه الوحدة.
يتكوّن الاختبار من 5 أسئلة صح/خطأ، و5 أسئلة اختيار من متعدد، و3 أسئلة إنشائية. تُصحَّح الأسئلة الموضوعية تلقائياً، بينما تعرض الأسئلة الإنشائية إجابة نموذجية لتقييم إجابتك بنفسك.