الوحدة الثالثة: مهارات تقديم العروض

مقدمة الوحدة

عزيزي الطالب، سندرس في هذه الوحدة مواصفات وأنواع وكيفية الإعداد للعروض التقديمية الجيدة، ثم نستعرض اثنين من أهم البرمجيات المستخدمة في إعدادها، وأخيراً مجموعة كبيرة من العوامل التي تساهم في إنشاء عرض تقديمي مميز.

يتوقع منك بعد دراسة هذه الوحدة أن تتعرف على أهداف إنشاء العروض التقديمية ومراحل إعدادها، وتحدد مواصفات العروض الجيدة، وتعرف كيفية إنشائها، وتستخدم برمجيات إعداد العروض، وتنشئ عرضاً تقديمياً جيداً بنفسك.

ما هو العرض التقديمي؟

العرض التقديمي هو عملية أو نشاط لنقل المعلومات أو الآراء أو الأفكار أو المقترحات أو الأعمال من مرسل إلى مستقبل (شخص أو مجموعة) بغرض تحقيق هدف يمثل أساس العرض. تُستخدم اليوم برامج الحاسوب في إعداد مثل هذه العروض، وتحديداً برنامج Power Point وبرنامج Prezi، إلى جانب جهاز العرض المعروف بـ Projector.

يُستخدم العرض التقديمي في مجالات عدة: نقل الأفكار، التعبير عن النفس، التسويق والبيع، التعليم والتثقيف، تدريب وتطوير الموظفين، توجيه وإرشاد الموظفين، ونقل الأوامر والتعليمات من الإدارة للعاملين.

يتصف العرض التقديمي الجيد بأنه:

يثير انتباه الحضور ويتناسب مع اهتماماتهم.
منظم وواضح، منهجي ومتناسق في تتابعه.
يعتمد على الحقائق والإثباتات.
يُقدَّم بأسلوب مرن بعيد عن التكلف، وفي جو من المرح والترحيب.
ذو قيمة مضافة وله أثر إيجابي على الحضور، ويتجاوز توقعاتهم.
يجيب على تساؤلات الحضور، ويتيح لهم المشاركة وإبداء آرائهم.

مراحل العرض والتقديم

قبل العرض، لا بد من الإجابة على ستة أسئلة أساسية توجّه عملية الإعداد بالكامل:

تحديد الهدف الرئيسي من العرض؛ ما الشيء الذي تريد تحقيقه في نهايته.

تحديد الفكرة الأساسية (منتج جديد، خدمة، نتائج أعمال، تدريب، مشروع...)، مع جمع المعلومات اللازمة من مراجع متخصصة.

تحديد النقاط الأساسية، تلخيص كل فكرة في عبارة، ترتيبها بتسلسل منطقي، عرضها بأسلوب مبسط، وربطها ببعضها.

تقديم عرض يتناسب مع مستوى الحضور الثقافي والتعليمي والاجتماعي والوظيفي، مع مراعاة توجهاتهم وقيمهم واحتياجاتهم.

التأكد من الوقت المناسب للعرض ومناسبته لوقت الحضور.

مكان العرض من الأمور المؤثرة في فعاليته: قاعة دراسة، قاعة اجتماعات، صالة فندق، مسرح، إلخ.

مكونات العرض التقديمي الجيد

المكوّن	المحتوى
المقدمة	عرض الهدف من العرض، والمشكلة التي تريد معالجتها، ونقاط الاستفادة التي سيحصل عليها الطرف الآخر.
الموضوع	يُنصح بتحديد 3 إلى 5 نقاط رئيسية بتسلسل منطقي، مدعّمة بالأدلة والبراهين والإحصائيات، مع توخي الدقة والإيجاز.
الخاتمة	مراجعة مختصرة وتلخيص لأهم النقاط، والتأكيد على الهدف والنتائج، وإفساح المجال للتغذية الراجعة (Feedback) ورأي الحضور.

الإعداد للعرض

تساعد على توضيح وتبسيط الموضوعات المعقدة، وتوفر الوقت وتزيد القدرة الاستيعابية. يقول المؤلف الأمريكي ديل كارنيجي: إن المتحدثين الذين يستخدمون الوسائل البصرية والسمعية يُنظر إليهم على أنهم أفضل إعداداً واحترافاً وإقناعاً. لكن يجب تجنب الإفراط فيها. من الأمثلة: السبورة البيضاء، أجهزة عرض المعلومات (LCD)، الحاسوب المحمول، الميكروفونات، وألواح الكتابة التفاعلية.

التدريب قبل الموعد الرسمي يساعد على اكتشاف نقاط القوة والضعف، ويزيد الثقة بالنفس. كلما كنت مستعداً، انخفض مستوى قلقك. من النصائح: طباعة العرض ومراجعته، تقييم الزمن المستغرق، والتدرب أمام الأصدقاء وطلب رأيهم دون مجاملة.

معالجة الأخطاء، الإجابة على استفسارات الحاضرين المؤجلة، معرفة الجوانب الإيجابية والسلبية التي أثرت على العرض، وطلب رأي أحد الحضور أو الزملاء المقربين لمراعاته في العروض القادمة.

برمجيات العروض التقديمية

برمجيات العروض التقديمية هي برمجيات حاسوب تُستخدم لعرض المعلومات على شكل شرائح (Slides)، وتحتوي عادة على ثلاث وظائف رئيسة: محرر لإدخال وتنسيق النصوص، طريقة لإدخال الصور والأشكال، ونظام لعرض الشرائح.

أحد برامج حزمة Office، مخصص للعروض التقديمية، ويوفر مجموعة أدوات لإنتاج ملفات إلكترونية تحتوي شرائح افتراضية بكتابات وصور تُعرض عبر Projector. يدعم الصور المتحركة والثابتة، المقاطع، والروابط التشعبية (Hyperlinks). خطوات العمل الأساسية: تشغيل البرنامج (يفتح افتراضياً بقالب "عرض تقديمي فارغ")، تسمية العرض وحفظه بشكل دوري (Ctrl+S)، إضافة شرائح جديدة وتنسيقها بالعناوين والعناصر النصية والرسومية، ثم استخدام أدوات التنقل والتراجع (Ctrl+Z) والتكرار (Ctrl+Y) حسب الحاجة.

موقع يستند إلى الويب لتطبيقات العروض التقديمية وسرد القصص، يستخدم لوحة واحدة بدل الشرائح التقليدية المتعددة. يمكن وضع عدد لا نهائي من النصوص والصور والفيديو على هذه اللوحة وتجميعها في إطارات، مع إمكانية التكبير والتصغير عبر خريطة بصرية للتنقل بين الإطارات بترتيب غير خطي. يتطلب إنشاء حساب مجاني عبر www.prezi.com، ويمكن تحميل العرض النهائي للعمل به دون حاجة للاتصال بالإنترنت لاحقاً.

نماذج سيئة للعروض التقديمية

"التواصل" هي الكلمة الجوهرية وراء إنشاء العروض التقديمية، لكن للأسف كثيرون يسيئون استخدام العروض لثلاثة أسباب رئيسة: استخدام العرض كأداة تلقين وقراءة حرفية من الشرائح، إتخام العرض بالمعلومات والرسومات مما يسبب الملل، وتصميم شرائح سيئة من حيث المضمون والشكل. إليك أبرز الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها:

خلفية غير متناسقة مع الخط تصعّب القراءة.
اختيار قالب غير مناسب يستهلك جزءاً كبيراً من مساحة الشريحة.
تناسق ألوان سيئ بين الخط وخلفية الشريحة.
استخدام خط يصعب قراءته، أو بحجم غير مناسب.
الإفراط في استخدام الخطوط والتأثيرات المختلفة.
استخدام كثير من الصور في الشريحة الواحدة، مما يربك الجمهور ويشتت انتباهه.
استخدام كثير من النقاط في الشريحة الواحدة.
احتواء الشريحة على أكثر من فكرة أو نقطة أساسية واحدة.
تضمين معادلات حسابية معقدة أو تعريفات طويلة في الشرائح.
الإفراط في استخدام تأثيرات الحركة والانتقال بين الشرائح والأصوات دون حاجة فعلية.
الإفراط في استخدام الألوان المتعددة.
سرد فقرات كاملة بدل نقاط مختصرة.
احتواء الشريحة على أخطاء إملائية وقواعدية.

نموذج جيد للعروض التقديمية

بعد أن تعرّفنا على أخطاء العروض السيئة، إليك أبرز الممارسات التي تُحسّن العرض التقديمي:

مراجعة محتوى العرض (ويُفضَّل من قبل شخص آخر) للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والقواعدية.
سرد المعلومات على شكل نقاط مختصرة، بحد أقصى 5-6 نقاط في الشريحة الواحدة، والنقطة الواحدة في سطر واحد فقط.
استخدام نوع وحجم خط جيد وتباعد مناسب بين الأسطر.
استخدام الألوان بعناية، والرجوع عند الحاجة إلى دولاب الألوان (Color Wheel) لاختيار تباين مناسب بين لون الخط والخلفية.
التقيّد بلون أساسي واحد في كل الشرائح، مع لون مميز واحد فقط لإبراز الكلمات المهمة.
استخدام الصور والأشكال لعرض النتائج بدل الكلمات كلما أمكن ("الصورة تساوي ألف كلمة").
تجنب المعادلات الحسابية الطويلة ما لم تكن هي محور العرض.
إبقاء العرض بسيطاً شكلاً ومحتوى، لأن الذاكرة قصيرة المدى تستوعب عدداً محدوداً من المعلومات.
تجنب كل ما يشتت انتباه الجمهور من أصوات وصور متحركة وتأثيرات انتقال غير ضرورية.
تطبيق "قاعدة السبع ثوانٍ": ألا يحتاج الجمهور أكثر من سبع ثوانٍ لاستيعاب محتوى الشريحة، ليبقى التركيز على المتحدث لا على الشاشة.

الخلاصة

العروض التقديمية من الأمور الشائعة اليوم لعرض المعلومات والبيانات ونتائج الأبحاث أمام الحضور. يجب أن يتميز العرض بالوضوح والبساطة، مع الحفاظ على اتساق محتوى الشرائح مع الفكرة المطروحة، ووضوح النص المكتوب من حيث التباين مع الخلفية والحجم والنوع. من أهم برمجيات إعداد العروض: PowerPoint الذي يوفر أدوات إنتاج شرائح افتراضية غنية بالوسائط، وPrezi القائم على الويب والذي يعتمد لوحة واحدة بدل الشرائح التقليدية مع إمكانية التنقل غير الخطي بين الأفكار.

مسرد المصطلحات

اضغط على كل بطاقة لعرض تعريفها.

العرض التقديمي

عملية أو نشاط لنقل المعلومات أو الآراء أو الأفكار من مرسل إلى مستقبل بغرض تحقيق هدف محدد.

التغذية الراجعة (Feedback)

رد فعل المستقبل على العرض التقديمي، حيث يصبح المستقبل مرسلاً وتكتمل دائرة الاتصال.

الرابط التشعبي (Hyperlink)

عنصر في مستند إلكتروني يقود إلى قسم آخر في نفس المستند أو إلى مستند آخر، شائع في تصفح صفحات الويب.

السمة (Design/Theme)

مجموعة من عناصر التصميم توفر مظهراً محدداً وموحداً للشرائح، باستخدام مجموعات ألوان وخطوط وتأثيرات محددة.

قالب العرض (Template)

نموذج جاهز مسبق التصميم يمكن تخصيصه بسرعة لإنشاء عرض تقديمي جديد.

قاعدة السبع ثوانٍ

مبدأ تصميم يوصي بألا يحتاج الجمهور أكثر من سبع ثوانٍ لفهم محتوى الشريحة الواحدة.

دولاب الألوان (Color Wheel)

أداة مرجعية لاختيار تباين لوني مناسب بين عناصر التصميم كالخط والخلفية.

Prezi

أداة عروض تقديمية قائمة على الويب تعتمد لوحة واحدة كبيرة بدل الشرائح المتعددة، مع تنقل غير خطي بين الأفكار.

PowerPoint

برنامج من حزمة Microsoft Office لإنشاء العروض التقديمية بشرائح تحتوي نصوصاً وصوراً ووسائط متعددة.

الوسائل المساعدة

أدوات تُستخدم في العروض لتوضيح وتبسيط الموضوعات، مثل أجهزة LCD والسبورات التفاعلية والميكروفونات.

10 مصطلحات أساسية لهذه الوحدة.